증빙 수집 규칙을 정하기
누가 언제 어떤 형식으로 모을지 정합니다.
즉시 확보가 원칙입니다
시간이 지나면 증빙을 받기 어려워지고 거래 내용도 기억에서 사라집니다. 지출 시점에 증빙을 받고 목적을 메모하세요. 카드 결제는 내역에 메모를 남기는 방식이 편합니다.
한눈에 정리하기
| 항목 | 규칙 | 확인 |
|---|---|---|
| 확보 | 지출 즉시 | 메모 |
| 전달 | 월 마감일 | 담당자 |
| 형식 | 파일명·폴더 | 통일 |
| 보관 | 월별 정리 | 기간 |
마감일을 정하세요
매월 정해진 날까지 증빙을 모아 전달하는 규칙을 만들면 업무가 안정됩니다. 마감 후 들어온 자료의 처리 방법도 정하세요. 담당자를 지정하면 누락이 줄어듭니다.
형식 통일
스캔 파일명과 폴더 구조를 정하고 종이 증빙은 월별로 묶어 보관하세요. 형식이 통일되면 검색과 대조가 쉬워집니다. 규칙을 문서로 남기세요.
자주 묻는 질문
영수증을 사진으로만 보관해도 되나요?
허용 범위를 확인하세요. 원본 요구 사례가 있습니다.
마감 후 자료는 어떻게 하나요?
다음 달에 반영하거나 예외 처리 규칙을 정하세요.